会计电算化背景下规范会计档案管理的重要意义

会计专业的社会环境剖析会计专业的社会环境剖析一、会计电算化背景下规范会计档案管理的重要意义事业单位会计档案主要是指在会计管理工作当中所产生的数据资料，包括会计图标、文字、数字、凭证等内容，在信息时代，会计档案既包括传统纸质档案，也包括电子档案。对于事业单位而言，会计档案是财务预算、收支的主要账簿。在我国最新出台的《会计档案管理办法》中明晰了会计档案的相关内容，如管理手段、内容范围等，并对其相关衔接也做出了具体的规定。在会计电算化背景下，会计档案具有以下特征：其三，内容广泛。会计电算化实现了会计档案范围的有效扩宽，无论纸质档案还是数字化信息档案均属于其内容，同时，会计档案还与数据库、处理系统等密切关联。其一，承载方式愈加广泛。在会计电算化背景下，会计档案存在的方式愈加广泛，既存在于纸质载体上，也存在于光碟、U盘、硬盘在内的各类介质中，还存在于远程服务器数据库存中。其一，运行环境相对特定。在传统模式下，档案管理较为简单，只须要提供纸质档案即可满足信息查阅需求，但在电算化背景下，须要具备相关的信息技术水平和专业知识，对应用人员以及电子档案管理人员提出了更高的要求。其一，信息借助程度高，共享力度大。

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在会计电算化模式下，会计档案信息实现了有效处理，并且实现了数据之间的有效链接，使用者通过登入系统即可获取大量授权信息，同时这种数据信息经过系统处理，才能有效地为使用者提供参考根据，更好地发挥数据的价值性。其一，会计档案的安全要求更高。会计信息存储于光碟、U盘、硬盘等介质上，在一定环境下，会造成信息被非法更改、复制或销毁。据悉，会计信息化下的会计档案处理均依靠于网路信息技术，对网路运行安全、系统安全、软件稳定性均具有较为严格的要求，一旦任一系统出现问题，就会影响会计档案的安全性。可见，随着信息技术的不断发展，对电算化会计档案管理有更高的要求。须要不断建立管理机制，更新会计管理系统会计电算化专业，保证信息数据的真实性、完整性，这也就能为单位持续健康发展提供基本资料的保障。二、事业单位电算化会计档案管理存在的问题（一）对会计电算化档案管理认识不足部份事业单位在发展中并未对会计电算化档案管理给以注重。尤其是高层领导对其注重度不足。新的《会计档案管理办法》实施以来，单位没有依照相关要求及时改变，大多承袭先前的管理模式，使会计电算化档案管理流于方式会计电算化专业，同时对会计档案管理的完整性和真实性也引起了影响。（二）会计档案管理的制度规范不建立从目前电子会计档案的使用管理情况来看，缺少建立的管理机制，在档案管理当中存在众多问题，没有考虑到会计电算化后会计档案的特殊性，欠缺针对性的档案管理制度，原有的档案管理制度对电算化背景下的會计档案管理指导性不强。 #

但是在电子档案模式下，对应数据信息主要运用硬碟、U盘等工具给以保存，这就容易引起数据受损、丢失、泄露，数据安全性存在隐患。事业单位从手工记帐到单机版财务软件记帐，再到网路版财务软件记帐，记帐方式不断变化，但是管理体制并没有随着记帐方式的改变采取相应的改变，管理制度也没有随着记帐方式的发展逐渐建立。对于存在于U盘、光盘和硬碟以及远程服务器中的电子档案，缺少指导性强的搜集归档制度、借阅使用和销毁制度。（三）电算化会计档案管理人员设置不合理、专业水平不高因为机构及人员编制设置紧张，大多数事业单位都是一人担任多个工作岗位。在档案管理方面，随着《会计档案管理办法》的颁布，对原有制度规范进行了优化，其中对档案分类问题做出了详尽阐述，包括纸质档案、电子档案对应的内容、保存程序、消除方法等。与传统档案管理不同，会计电算化模式下的档案管理与信息、技术、软件、网络、电算化知识、会计专业水平等密不可分，因为我华能算化教育人才滞后及单位人员不足等诱因，事业单位也没有配备这样专业的人才。研究发觉，会计档案管理人员并不专业，尤其是事业单位人员多由财务部门转岗而成，不具备档案管理专业知识以及会计电算化技能，没有经过专门的培训，且同时担任多项工作，导致档案管理简单粗鲁。

（四）存在网路和日常安全隐患网路信息化似乎为事业单位档案管理提供了便利，但因为网路自身缺陷，致使档案管理面临众多安全风险。会计档案信息处理须要及时对数据信息进行保存、备份，以防止因为系统故障或网路风险引起的数据遗失、损害等问题，不过事业单位财务人员缺少备份意识，没有及时将数据进行备份，一旦计算机出现故障或网路出现安全问题，很可能导致数据遗失或篡改。财务部门没有配备专业的计算机维护人员，只是通过对财务人员的培训，由财务人员对自己所使用的计算机进行日常维护，假若出现专业问题，财务人员很难解决。在维护中，对一些计算机的专业操作不熟悉，不能保证计算机的安全性，同样容易导致数据泄漏、丢失等问题发生。同时，在网路时代，全网互联，计算机数据存储面临着网路病毒、黑客侵害的危机，一旦遭到入侵，整个网路将会截瘫，数据泄露，给国家或单位导致不可挽回的损失。三、完善事业单位电算化会计档案管理的对策（一）正确认识电算化会计档案管理的重要性在国家档案管理工作中，事业单位会计档案管理是主要的构成诱因，并在其中发挥着重要作用，而电算化会计档案管理又是单位会计管理工作的重中之重。对此，单位领导要注重档案管理，正确认识会计档案管理的重要性，只有高层领导从思想上给以注重，才会引发基层工作人员的注意，真正发挥会计档案管理的价值。

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（二）构建建立会计档案管理制度随着会计档案管理模式的转变，必须对原有会计档案管理制度进行优化，使其更好地满足电算化背景下的档案管理需求。对于事业单位而言，要制订建立的会计档案收集、查阅、保存、使用、销毁等机制，明晰操作流程，同时，要针对会计电算化特点，建立电子档案安全保障机制，提升数据的安全性。具体可从以下方面入手：一是建立信息收集、归档机制。传统会计信息收集与会计电算化数据收集存在差别，对此要按照新的数据收集流程制订对应的制度体系。如会计账簿、财务报告、账簿可以率先进行复印，并由相关主体签字、盖章后装订成册给以归档。其他会计资料也应按要求及时归档。二是建立备份机制，提高会计档案的安全性。电算化会计档案管理主要以计算机为依托，通过软件信息技术处理实现档案信息的数据化管理，所有数据储存在数据库，易造成数据遗失、损害。对此，可以通过档案备份机制建立来提高数据的安全性，做到防患于未然。据悉，还要对系统安全性进行定期维护，做好安全防护。三是建立档案存放机制。在新的发展阶段，在传统纸质档案管理方面，应注意防霉、防尘、防火、防盗等;对于电子会计档案，要讲求防磁化、防尘等处理工作，同时做好数据编码，增强数据检索借助效率。

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四是建立会计档案借书机制。单位会计档案具有相对保密性，很少外借，若需借书，必须根据相对制度规范进行借书，并且要做好档案归还检测工作，确保归还时信息的完整性，再者，出借人不得泄漏档案信息。五是档案销毁制度。对于达到销毁期限且经鉴别可以销毁的会计档案，须列出清单，明晰被销毁档案卷号、编号、册数等内容。电子档案的销毁必须与国家相关法律法规相吻合，遵守电子档案销毁若干规定，须由会计机构、单位档案管理机构等多部门联合监销。对于债务债权仍未结束的档案内容

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