发展建设中院系提高高校行政秘书工作效率的客观需要

[关键词] 高校行政秘书； 提升; 工作效率

随着高等学校的不断发展，各学院逐渐从一级管理模式转变为以学院为独立单位的二级管理模式，成为集教学、科研、管理于一体的综合性部门。 在学院的发展建设中，院系办公室的决策咨询对学院的发展发挥着重要作用。 各项行政管理工作的监督、调查和处理，必须由部门办公室负责实施。 这些日常工作的正常运转必须由学校行政秘书进行沟通和协调。 在繁重、琐碎的工作任务下，行政秘书多充当“勤务兵”。 他们经常出现职业倦怠、工作效率低下的情况，影响了学院办公室的正常运转，制约了部门的发展。 因此，提高高校行政秘书的工作效率和成效，是高校行政秘书发展的主观需要，也是高校各部门提高管理质量的客观需要。 #

1、树立服务意识 #

大学行政秘书是大学领导、教师和学生之间的桥梁。 他们为大学领导服务，是领导的顾问和助手。 同时，他们为老师和学生服务。 这种双重身份要求高校行政秘书必须树立牢固的服务意识。 在实际工作中，高校行政秘书的日常工作非常繁重，有很多行政工作需要临时处理。 导致高校行政秘书大多处于被动应对状态，工作效率低下。 因此，要提高高校行政秘书的工作效率，首先必须转变观念，充分认识高校行政秘书工作的重要性，树立为领导、为师生服务的意识，从思想上转变工作态度，主动做好服务工作。 只有这样，才能当好领导的助手，提高服务深度，融入师生之中，落实学校的各项精神。 这是提高高校行政秘书工作效率的首要条件。

二、提升高校行政秘书业务素质 #

业务素质是高校行政秘书提高工作效率和成效的基本条件。 #

（一）提升业务能力 #

业务能力是考核一名高校行政秘书是否胜任行政秘书岗位的关键。 高校行政秘书应具备沟通能力、公文写作能力、计算机操作能力、信息处理能力等多种综合能力。 这样如何提高工作效率，高校行政秘书就可以处理文件起草、会议安排、接待、部门间协调等日常公务。 行政秘书只有在综合能力的支撑下，才能高效地完成各项工作。 因此如何提高工作效率，只有增强高校行政秘书的业务能力，才能科学、高效地完成日常文字处理、人事管理、文件归档等工作，从而提高工作效率。 #

（二）提升管理能力

管理能力是高校行政秘书职业素质的重要组成部分。 行政秘书要善于管理，增强自身管理能力，能够处理复杂的公务，结合实际工作特点，创新工作，主线工作，干好工作。 管理好各项秘书工作，提升工作质量，避免因工作过多、繁琐而杂乱无章，导致工作效率低下。 只有不断增强行政秘书的管理能力，科学运用行政秘书的管理能力，才能使行政工作顺利开展，达到高校行政秘书的管理目的，提高工作效率。 #

（三）提升协调能力 #

高校的管理工作涉及多个部门、领导之间的沟通与协调。 高校行政秘书是直接沟通协调员。 只有增强高校行政秘书的协调能力，提高高校行政秘书的人际沟通能力，才能提高日常接待和会议安排的效率和水平，做到早沟通准备、早安排。 认真安排好日常工作，安排得当，让无头绪的行政工作有条不紊，效率不断提高。

3、加强自我学习和提高

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高校行政秘书的服务意识和专业素质能够使行政管理工作有序进行。 然而，随着时代的进步和发展，高校行政秘书的工作效率必须不断提高，使工作能够在更高的层次、更高的水平上做好。 这就需要高校行政秘书。 我们要不断发展和完善自己，提高学习是提高高校行政秘书工作效率的有效途径。 首先是学习信息科学知识。 当今社会已经进入信息时代，互联网已经普及到大学的各级管理部门。 高校自动化、现代化、无纸化办公日益推进，信息技术更新换代迅速。 为了适应信息技术知识的发展，行政秘书必须不断学习新的计算机操作、网络技术，学习学术、学生、行政管理软件，不断提高信息处理质量，进而提高工作效率。 二是学习科学的管理知识。 高校行政秘书在今后的工作中将面临更加规范的管理工作。 只有学习人事、文件、档案等管理知识，才能掌控各项工作的有效性，使行政管理工作科学化。 、规范合理，提高管理效率和效果。 #

综上所述，高校行政秘书工作必须与时俱进。 高校在不断发展的过程中，永远不要忘记转变观念，明确自己的工作职责，不断学习。 在机遇和挑战中，我们创新工作，高效完成行政工作。 □ #