公函的写法：如何区分使用与规范表述，一文搞懂核心要点

函, 它是属于那种在党政机关里头公文处理工作条例里面被明确规定了的, 一共十五个文种当中的一种, 所以在机关的工作过程里面制度大全，它就是一个特别常见、使用得还特别广泛的那种文种, 然后, 你要是能把这个函的种类给用对了, 把函的内容也表述得精准一点, 再把函的语言运用得恰当那么一点的话, 这对体现我们公文的严肃性, 还有维护那个咱们机关的形象以及权威, 都是有着很重要的意义的, 所以说就是这么个情况。

正确理解函的概念 #

函的用途, 是用于不相隶属的机关之间去商洽工作、询问以及答复问题, 并且还可以请求批准那些审批事项, 同时也用来答复这些审批事情。在行文的这一方向上划分的角度来说, 函是归为了平行文这一类的。

可是呢, 使用了函这种叫做平行文的东西来写, 这并不表示发出这个函的单位跟接收这个函的单位, 它们的行政级别就一定完全是平等对等的关系。

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大家在理解函的这个定义的时候, 关键的地方是要把不相隶属机关这个概念给把握住了。

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存在两种具体的情形, 第一种情形是, 发起发文与接收收函这两个单位属于同一个体系内部, 但是, 彼此之间不存在隶属关系, 并且级别是一致的程度, 因为缺乏上下级那样的关系约束, 所以, 在往来公文处理时, 不能使用请示或者报告这几种文种类型, 通常情况下, 都会选择使用函这一文书形式；第二种情形是, 发起发文以及接收收函的双方并不处于同一个系统范围之中, 两者之间不仅没有行政领域的领导与被领导的这种关联, 也不具备业务层面上的指导与被指导的这种联系, 双方的级别也许存在着高与低的区别, 或许也有上下的区分, 单位的属性可能也存在着不一样的情况公函的写法公函的写法，对于这样的情况来讲, 如果需要进行公文的往来互动, 一般同样也会采用函作为正式文本。 #

准确把握函的特点

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函这个东西, 有它自己的这些个特点。

行文这个事儿是比较灵活的, 因为函这个家伙主要是用在没有上下级关系的机关之间打交道用的公文里, 所以说对于发文的那些人和收文的那些人, 他们得满足啥资格, 要求就比较宽松, 比较灵活, 不管是党政机关呢还是社会团体, 也不论是企事业单位之间, 都可以互相发函, 完全不需要被其他的那种公文种类里面特有的那种非常严格的往来关系给束缚住。

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沟通需要双方保持平等。 #

因为平行文里有那些要素, 所以函这个东西, 就让发文的人和收文的人在这件事上身份是平等的, 哪怕双方的级别有高有低的区别在上面摆着, 但是级别高的单位在写东西的时候, 姿态和用词说话的方式都不能那种高高在上, 不能带命令或者强硬的意思, 同时呢, 级别低的单位不管是在发函还是回复函, 也不需要把话说得特别谦卑特别恭敬, 只需要恰当好地去进行平等的沟通就行了。 #

在事项内容方面, 需要保持其单一性。函件的内容必须做到非常纯粹, 也就是我们要遵循一函一事的原则, 这样才会具备极其明确的针对性。当我们需要对某个具体事项或者相关问题进行商量洽谈、提出询问, 或者是作出答复的时候, 我们的核心目的就是为了去办理这一具体的事情, 并且切实解决实际存在的问题。

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假如我们在一份函里面包含了多件事情的话, 那么就很可能出现这样一种麻烦的情况: 即有些事情是可以办理的, 但另一些事情却不可办理；有些事项应当放在前面优先处理, 而其他事项则要往后拖延, 由此便会造成一种工作完全无法再继续向前推进的不利局面。

要把函的种类搞清楚, 并且在使用的时候用对。

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函的分类, 要是按主动以及被动的样子来划分的话, 那就可以分成两大类, 这两大类就是去函和复函, 去函的意思呢, 就是指主动向对方那个单位里去发出公函这个行为, 而复函则是当收到文件以后, 对收到的文件进行回复这么一个动作。 #

如果, 从内容上面进行再细分的话, 去函可以分为这样的几种状况: #

这种叫做商洽函的文书, 它是拿过来用在单位跟单位之间进行沟通和协调的时候, 也是用在做信息交流的事情上面的, 还是用在资源共享的事情上的, 或者是用在跟属地配合做事情的那些方面的。

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比方说嘛, 像那种要去联系看一些事情或者去弄调研活动或者去搞考察工作, 又或者是对着某一个政策规定拿去征求意见和建议的那些事项上。

去问一下那些政策法规, 问问工作进展到了哪一步, 专门的业务方面也都去搞搞清楚情况之类的事项。

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申请函这一种文本形式, 它的用途是让那些主管方面或者是相关的单位能够同意某些事情。具体来说, 它用来请求批准某项许可, 比如说去帮助解决资金方面的问题、去帮助解决物资方面的问题、去帮助解决设备方面的问题, 或者是去请求他们能够提供业务指导、或者是去请求他们能够提供人力的支援等这类的事情。

这份告知函适用于那些需要对方尽快掌握的情况。这些情况包括政策法规出来并且被印发。也包括单位机构、职能、人员以及办公场所发生了变化。同时还包含举办会议活动等事情。 #

除此之外, 还存在其他一些种类, 比如邀请函、委托函等等, 这些都属于不同的形式。 #

关于复函, 其主要的类型, 现在可以归结为三种。

这是一份答复函, 它专门用于在收到对方的来信之后, 针对来信里所涉及到的那些想要商量沟通的事情、需要联系沟通的事情、提出询问的问题、发出的邀请动作或者是委托办理的事务, 从而给出一个非常清楚和明确的回应结果。 #

这份批准以及同意的函, 主要就是用来应对那封来访信件当中提出的那些申请的事项的, 然后给个回复来说明到底是准不准许或者是答不答应这个事情。 #

这是一份关于意见函的说明, 它专门适用于这样的情况, 就是当对方来函提出了申请或者商洽的事情, 又或者是征求了我们的意见这些具体的事项时, 我们这边会据此去提出我们自己的看法和相应的建议。

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先把各种各样的函的类别给彻底地搞清楚, 然后还要把它们使用对, 到了去写东西的时候, 对于里面的内容怎么样去说、语言该怎么表达才能把握得更准一点, 这样一来就能让写得越来越规范了, 最后还能把工作中沟通的效率还有质量都给提上去。 #

清晰表达函的内容

写这种函的时候, 必须要开门见山, 直接去讲那件事情, 一定要争取让话说得简单又有意思, 千万不要去说那些没有用的空话和官样的套话。不管是你去发函给别人, 还是回复别人的函, 在内容表达这个方面, 你在起草文书的时候一定要把这几个关键的要点给把握住了啊。

需要把行文理由这部分内容详细地写清楚, 在文章一开始的地方, 要用很简洁和直接的话来, 说出发这个信件或者是函件的原因、想要达到的目的、或者是有依据的地方, 要把背景的情况完全交代明白, 把理由写得足够充分, 这既能够体现出发出这份文件是必要的, 又能够帮助接收这份文件的单位提高重视的程度, 然后这样才会有助于相关的各项工作得以贯彻和实施。

图一 #

如图一所示, 在函件的开头部分, 对于发出这份文件的目的以及事情产生的原因, 都做了清楚明白的陈述, 这对后面去落实并且推进相关的这项工作, 是能够起到一个积极的作用的。

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如果是复函的话, 那么就应当在开头的位置先把来文已经收到的情况给表示出来, 并且要去引用那个发文的标题以及发文字号之类的信息, 随后再根据这个复函本身所要表达的内容去向外界提供所对应的相关依据。

把办理的那些事项给讲清楚, 这一点在整个文章当中算是最核心的地方, 同时也是咱们在写作时最需要下力气的重点。 #

当你拟写一份去函的时候, 碰上那些需要跟对方商量事情、询问情况、告知信息以及请求批准的事儿, 在阐述这些内容的过程里头一定要做到清楚明白, 还得十分具体, 语言上也要保持简洁, 要是碰上的事项数量比较多, 那就可以采取分条列项的方式来进行说明。这样做起来的好处是能够确保整个条理都非常清晰明了。 #

图二 #

就像图二那样, 这一封函件把具体的内容按照项目一块块地排开, 弄得条理是非常清晰的, 文字也是写得十分简洁的, 让收到这封信的人能够一下子就明白所有的事情, 目标任务是明确的了的, 不会是因为产生了什么歧义或者是疑问而导致工作的延误。 #

明确工作要求这个事儿。当你要批准同意或者安排布置某项工作的时候, 除了要把具体的任务内容和工作事项给弄清楚、写明白之外, 如果你需要对工作的重要性、必要性以及时间紧迫性等等方面提出要求的话, 那你一定要把话挑明了说清楚。如果你还能提供相关的指导意见的话, 那就把这些意见也一起提出来。 #

复函是需要去及时处理的, 需要去迅速地做出回复, 在去拟写这个复函的时候, 要注意内容具有针对性, 应该要紧紧扣住来函所提出的需求, 需要去做逐条回复的就需要去做逐条答复, 复函当中所提供的信息一定要是真实的、准确的、可靠的。

要写好结尾用语, 需要根据函的具体种类来选择最合适的表达方式, 比如去函这一类, 我们通常会用到“请予支持为盼”、“特此函告”、“特此函商”、“特此函询”、“盼复”以及“敬请函复”这些说法, 而复函的话, 常见的则是“特此函复”、“专此函复”还有“此复”。 #

恰当运用函的语言

因为行文主体有着比较灵活的状况, 而且沟通双方的关系是平等的, 这就使得函这种公文的语言特点和语气基调受到了决定性的影响。

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在用语方面需要保持礼貌, 函这一类公文的用语往往是比较礼貌以及比较平和的, 它在各个方面都比较注意分寸, 非常讲求客观和诚恳, 通常采用的是商洽这样的语气, 主要用来显示彼此之间的尊重, 像经常使用的是“贵单位”“恳请”“商请”“盼复”, 这些尊敬谦逊的词语都会用到, 语气的表现是不卑不亢的, 表述也是客观公正的, 一般的情况下是不会使用命令性的语言或者是恭维性的语言的, 这就是它的一个基本特点。

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在撰写公文时, 应当保持行文的篇幅尽可能短小精悍, 与此同时, 所使用的词语必须做到简单直白, 使得接收文件的人能够毫无障碍地理解其中所传达的具体事实与数据意义, 切忌拖泥带水, 避免出现那些没有实际意义的空洞话或者复杂得让人摸不着头脑的表达方式。 #

函必须使用规范的、现代汉语的书面语, 词语的表达方式应当是经过反复思考和仔细挑选的, 句子的含义要表达得非常精准, 坚决避免采用那些意义界限模糊、看起来仿佛正确但又不太确定的表述。 #

此外, 函的这个格式相对比较固定一些, 标题、文号、主送机关、发文机关、发文时间以及盖章这些地方的公文格式, 在写文的时候一定要用对, 也要用准。 #

你得去弄明白, 还得去把那个公函它到底怎么写给掌握住, 在机关里面工作的时候把它写好, 把它用对位置了, 那这个事儿可就很重要了, 它能让你要传达的那个信息给传得妥妥当当的, 能把写这个公文和收这个公文的这两个合作方之间的关系, 给维护好了, 然后呢, 也为后面那些相关的工作能够往前推进给打下了个好底子。 #