企业公函怎么写？一文看懂公文分类与规范格式

企业公文写作基础知识

企业公文, 它是在企业进行经营管理的那些过程当中所形成的那些具有约束效力、以及具备规范样式的公务文书。它是用来传达和贯彻党和国家的方针、政策的工具。它是用来发布各种制度、规定和措施的文本材料。它是用于请示和答复各类问题的载体。它是为了安排生产经营活动而使用的文字材料。

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它是为了布置和商洽各项工作而采用的格式文本。它是进行情况和报告情况时的文字记录。它是用来交流相关经验的书面形式。总地来说, 它就是企业实现上面向下传达、下面向上汇报的重要工具。这里面包括了很多种东西, 比如说决定、通报、通知、纪要、意见、报告、请示、批复、函等等。

除此之外呢, 还有电子公文和纸质公文这些不同的形式。

一、公文的分类

（一）根据行文关系、文件去向分类 #

依据行文关系以及文件去向进行区分的话, 可以将其划分为上行文、平行文以及下行文。

1.上行文这个事儿, 指的是下级机关或者说是下级的这些机构, 向上级的机关或者说是上级的这些机构发出来的文件。具体的例子, 就像请示、报告呀这类东西。 #

2.平行文指的就是处于平行地位的那些机关, 或者是彼此之间没有隶属关系的那些机构所发出的一些文件, 这当中就包括了通知以及函这种形式。

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3.所谓下行文, 就是指上级机关或者是它的内部机构, 向那些级别比较低的下级机关或者下级机构所发出的各种文件。比如像我们通常所说的命令还有决定、指示, 以及公告和通告这类公开告知的文件, 还有通知和通报, 再或者是指具体的批复等, 都属于这种情况的具体表现形式。 #

（二）这句话可以根据所指的公文类别来进行划分。

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按照公文文种来进行划分的话, 可以区分为请示、报告、通知、函、命令、决定、指示、公告、通告、通报以及批复等等这些类别。 #

二、公文的结构

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公文里面各个要素被划分成了三块, 分别就是眉首这一块、主体这一块还有版记这一块。在公文首页红色反线上面那些要素统称为是眉首。红色反线下头一直到主题词那里去但并不包含主题词这个部分的各要素统称为就是主体。然后主题词下头的这些要素统统被叫做是版记。

在现在这个大家都能直接看懂的普通话书面语境里, 公文的内容一般是被具体分割成多个部分的, 这些部分包含了秘密等级和保密期限这种信息, 同时还有紧急程度以及发文字号这样的标识, 另外还有签发人这个名字, 接着是标题作为核心, 然后是主送机关（机构）来接收, 正文提供了主要的内容, 附件说明来介绍相关材料, 成文日期记录了时间, 印章进行了确认, 附注提供了额外解释, 附件补充了详细资料, 主题词对内容进行分类, 抄送机关（机构）知道相关内容, 印发机关（机构）负责发布, 最后是印发日期确定最后的时间点, 这些元素组成了一个完整的公文结构。

（一）标题 #

标题是由发文机关也就是机构、发文事由以及公文种类也就是文种这三部分构成的, 这一结构通常被叫做公文的标题三要素。在制作标题的时候, 应当做到准确并且简要地概括出公文里面的主要内容, 同时还一定要标明该公文属于哪一种类型。下面将会对标题的分类进行介绍, 具体分为以下几种情况: #

1.规范式的标题要求把发文单位、事由还有公文种类这三点要素全部都具备在内, 就像大家平时看到的那一种格式, 《(单位名称)关于新建员工食堂的请示》, 这里面就完整地把相关的要素都包括进去了。

2.灵活式

（1）它由三个部分组合而成, 第一个部分是发文机关以及机构名称再加上文种, 也就是比如xx市人民政府通知这样的情况, 第二个部分是事由再加上文种, 比如说关于什么事项的请示这样, 第三个部分则是转发加上始发机关及原通知的标题, 例如关于转发xx市人民政府办公室转发省应急办关于做好强降雪降温天气应对工作的通知的通知这样的内容。

（2）这种公文就只有文种这一部分, 而在一般情况下, 这通常代表着所处理的公务并不太重要。

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（二）接收这份文件的机关, 或者说是机构。 #

主送行政机关、或者说是给相关的机构来发送文件的时候, 应当使用全称这个形式, 亦或者说使用规范化简称那个方式。 #

（三）抄报、抄送单位 #

所谓抄报的单位以及抄送的单位, 它们指的是那些需要了解公文有关内容的相关单位。如果在发送时给上级机关、机构列为了抄报的话, 在发送时给平级或者下级的机关、机构列为了抄送的话, 那么抄报、抄送这些单位应当使用全称、或者是规范化简称、又或者是统称。 #

而各抄送机关、机构名称之间需要用一个顿号或者是一个逗号来把它们隔开, 大部分都是在末尾的位置用一个句号来处理完毕的。 #

（四）正文 #

正文这部分内容, 属于公文的核心部分。它在写作的时候, 得做到简单明了。条理必须清晰。要如实反映情况。还要准确无误地将发文机关, 也就是机构方面的真实想法, 传达出去。 #

（五）发布文件的那个机关, 或者说是处理这件事的具体机构。 #

发文机关（机构）这个名称, 它实际上就是指的就是落款这回事。一般情况下, 我们是要把它的全称都写清楚的。 #

但是, 如果是企业里面的内部发文, 这种情况是可以稍微特殊处理一下的它就可以只保留盖的那个印章, 而不用再去书写那个发文机关（机构）的具体名字了关于这个印章应当怎么处理, 按照规定它是需要盖在公文的最后的成文时间位置的中间部分的这样做是作为证明这个公文已经生效的一个重要的凭证。

（六）主题词 #

所谓的主题词, 它其实就是通过那一些词组, 来对文件里面的核心内容给概括出来。 #

（七）成文日期 #

公文一定要在文章最后的位置标清楚成文日期。这个日期通常都放在发文机关也就是机构名称的正下方。大家一般会把签发日期的那一天当作正式的成文日期来写上。这么做是为了明确告诉所有看到文件的人, 这份公文是从哪一个具体的时间点开始正式生效的, 具有法律效力。 #

（八）公文编号

公文编号也就是发文字号。它包含三个部分。第一个部分是机关代字或机构代字。第二个部分是年号。第三个部分是序号。比如宜x办字26号。这里的“宜x办字”就是机关代字。空的这部分是年号。“26”这部分是顺序号。

（九）签发人

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它被排列在文件前部的起始位置, 也就是处在印发机关标志所在的版头红线右侧偏上的地方, 同时位于发文机发文字的右下方, 并且字体的大小比上面的编号字体要稍微小一些, 平时常见的写法就是像这样“签发人: ×××”, 用冒号隔开名称部分。

（十）公文附注

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一般的情况是, 使用三号的仿宋体文字, 把这个标识安排在左面, 并且空出两个文字的位置, 然后加上圆括号, 把这个东西整体放在成文日期的下面那一个行里。

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（十一）紧急程度

紧急程度这个事儿呢, 它被分成了“急件”、“紧急”以及“特急”这样的几种情况。对于紧急的公文来说, 应当根据其具体的紧急程度, 分别去标明“特急”或者“急件”。那么针对其中的电报而言, 则应当分别标明为“特提”、“特急”、“加急”, 还有“平急”。

（十二）机密等级 #

机密公文需要根据它所具有的那个机密的程度来给这个机密定一个等级, 然后呢要分别去注明“绝密”或者“机密”或者“秘密”之类的字样。还有那些涉及到了国家的秘密的公文, 它是应该要把自己的那种秘密的等级以及保密的期限都标明出来的。 #

（十三）这只是一个附件。 #

公文如果存在附件的情况, 就需要在正文的最后一个页面结束之后的下行位置留出一个空行, 并且在下一行的最左边开始处先预留出两个汉字的间距, 接下来使用三号字大小、仿宋这种字体样式来打印“配件”这两个汉字, 随后紧跟着一个冒号以及附件的具体名称内容。 #

(十四) 印制版记

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把版记给印出来的时候, 得由发文机关、也就是那个机构的名称, 加上印发的日期, 还有两条横线, 这三种东西一起组成。要把印发机关或者说是机构的那个名字, 往左边空出一个字的格距来开始排字, 然后把印发的时间, 往右边空出一个字的格距来安排, 而且要用3号大小的仿宋体字去打印。

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印发的时间必须得用阿拉伯数字来标注, 而且年份的部分绝对不能简写成只有两位数的那种形式。如果是上行文的文件, 那么在日期的后面要接着往下排版写上“印字”这两个字；要是下行文或者是平行文的文件, 就只需要排版写上“印发”这俩字就可以了。

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关于具体的公文格式要求, 您可以详细参见本文中的《五、公文各要素格式要求》部分。

三、几种常用公文写作要点

（一）请示

1.请示的结构 #

请示这个东西其实是包含着三个大部分, 也就是它得有首部, 同时还得有正文, 最后也不能少了尾部。 #

（1）它的第一部分, 这个部分里头, 主要是包含了标题以及主送机关也就是机构这两个项目。 #

（2）在正文里面, 它的组成部分通常是开端部分、中间部分以及结束部分, 这三块内容共同构成了完整的结构。 #

（3）尾部这一块内容呢, 说白了指的就是落款还有具体的成文时间。

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2.撰写请示注意事项 #

（1）在一篇文字里面, 应该只陈述和探讨一件事。

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（2）千万不要越过上一级去向上头请求指示。 #

（3）我们不要多头去进行那个请示的工作, 这个请示啊应该要主送到那个直接的主管机关或者是机构, 当然也可以是那个主管的领导, 如果其他的那些确实是需要去了解的领导机关、或者说是机构、亦或是领导人, 那就采取那个叫做抄报的形式。

（4）在上报请示这一事情进行的过程当中, 不应该同时还向其他的平级机关以及那些属于下级范畴的机构去发送 这种信件。 #

（5）所用的材料是真的, 理由也给得很充足, 要请示的事情说得很明白公函的写法，很具体, 而且能够做得到。

（6）关于结语的使用, 需要做到合理恰当。在一些常见的习惯用语里面, 有类似“当（妥）否, 请批示（复）”、“以上请示, 请予审批”、“以上意见妥否, 请指示”、“特此请示, 请批复”等等这些表达。

（二）报告 #

报告这个行为的目的, 主要是为了把下面的情况传给上面去, 这样做是为了让高层能清楚知道本单位到底是个什么状况, 也能了解到本单位具体在做什么工作, 还有提出了哪些要求, 这样的话, 上级机关或者是机构在处理问题的时候、布置工作的时候, 或者是作出决策的过程当中, 就有了一些依据可以用来参考, 正因为是这样的因果关系, 所以报告在内容方面需要客观地去反映真实的具体情况, 而在表达的方式上应该以概括性的描述作为主要手段, 整体的语气最好显得委婉一点, 同时态度也要谦和。 #

（三）通知

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通常情况下, 对于那些涉及到需要特定的机关或者是机构以及相关的人员去了解并且进行办理的事情, 大家都是可以采取使用通知这一种方式的, 然后, 这种通知具体还可以被划分为批示性通知、指示性通知、一般性通知、会议性通知以及任免通知这五种类型。

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1.在通常情况下, 撰写通知的时候, 标题部分应当遵循标题里提到的三要素的要求, 那三个要素具体指的是发文机关也就是相关的机构、具体的事由以及文书的文种类型这样的内容构成, 这样做的目的是为了让大家在查看标题的这一瞬间, 就能够清楚地意识到该通知所涉及的具体事项或者明确被要求需要完成的任务内容, 因此我们应该在很大程度上地去避免采取仅仅只使用“通知”这两个字直接作为标题的这种简单化的做法。

2.如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道, 这可在“通知”二字之前加上“紧急”这两个汉字, 而这这就是常见的被称为“紧急通知”的情况。 #

（四）函

函, 就是指信这种东西。它是在上下级机关或者是平行机关, 也包括那些跟对方没有隶属关系的机关之间, 为了商洽工作、联系事务, 或者是为了询问问题以及答复问题而使用的一种文体。

这种文体不受公文规定里面那些严格限制的拘束, 有时候你不需要编文件号, 甚至还可以不拟定一个标题, 所以在实际使用的时候会感觉特别简便。

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1.函的种类 #

信函这个种类的信件可以被划分成公函与便函这两种。 #

2.公函

（1）格式 #

公函的格式是包括了标题这个部分, 还有主送机关（机构）这个部分, 以及正文这部分内容, 同时还包含了发文机关（机构）, 另外就是日期了。 #

（2）写法 #

这个标题一般是由发文机关也就是那个机构、还有事由以及文种这三部分组合起来的, 或者也可能是由事由和文种这两部分组合起来的。在一般情况下发出的函件会写成《关于某某事件的函》这样的格式。

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正文这部分内容里面, 主要包含了你发文的具体目的和背后的原因。你需要把那些需要让人去询问、商量或者批准的具体问题和相关事项说清楚。同时也要把自己心里的意愿以及相关方案介绍出来, 并且把提出这些想法的理由和依据也陈述一番。 #

另外, 还要在这里面提出自己的希望或者要求, 比如像是写出“请复文”或者是“请予批准”之类的话。有时候, 文章会用到“此致”、“特此函告”这样的词语当作结尾词来结束整个段落。 #

（3）写作要求 #

要遵守一函一事的原则, 绝对不可以把很多不相关的事情放在一起说；要做到体现平等和坦诚的状态, 文字的恳切和得体程度必须要达到要求, 还要做到简洁和朴实, 用语方面要谦虚并有礼貌, 千万不可以表现出那种非常傲慢、气势压人的样子。 #

（五）请示和报告的主要区别 #

现在的人们需要明白的事情是这样的。它们之间的相同点在于, 这两种东西都属于向上行进的文书格式。它们里面都包含了陈述个人看法以及反映实际状况的这部分内容。针对它们的主要区别来说。

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1.这两个方面的行文时间是不一样的。请示必须在事情还没有发生之前就把文字写出来并送上去, 而报告就比较灵活。它不光可以在所有的结果都出来了之后再提交, 还可以在实际的事情还在发展进程之中的时候就进行提报行为。 #

2.侧重点是不一样的, 请示主要是侧重于提出一些问题, 并且请求上面的人给个指示或者给予批准, 而报告它是属于陈述性的公文, 主要是侧重于汇报工作的情况, 然后陈述自己的意见或者是建议。

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3.它们的目的不同, 报告是为了向上级汇报工作或情况之类的信息, 它并不直接要求那个上级机关或者机构对报告中存在的问题给出正面的回答, 所以不带请示这种内容事项, 而请示是属于需要由上级进行批复、需要进行批准的这些事情。

4.在内容的要求方面, 二者是完全不一样的。关于请示这种文件, 它的要求是一件事一篇文章来进行表达。再来说说报告, 它的内容就比较灵活了, 既可以是拿一件事情来写成一篇文章, 也可以是拿着多件事情凑成这么一篇文章来进行汇报。

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5.处理的结果存在着不同。对于请示这一类的公文, 上级的机关或者是机构是需要给予书面回复的。而对于报告这一类的公文, 上级的机关或者是机构通常是用批转的形式来作出回应, 但是并不需要每一份报告都得到答复。 #

6.报送的要求是不一样的。请示的话, 通常情况下就只会写一个主送机关, 也就是说是一个机构。报告的话, 它可以报送一个或者多个上级机关, 上级机关也是可能的。如果请示的情况下面, 需要同时地报送另外一个机关的一个内容的时候? 就可以采用一种叫做抄报的形式来作为处理的手段。

7.在结束用语这个方面, 它们是不相同的。

对于请示的结尾部分, 一般是会使用像“当（妥）否, 请批示（批复）”这样的词语, 或者使用“以上请示, 请予审批”, 再或者是使用“以上意见妥否, 请指示”, 当然也包括使用“特此请示, 请批复”等等这些惯用的结尾词语；而在报告的结尾部分, 则更多是使用像“特此报告”这样形式的内容, 一般是不写“请批示”等词语的。 #

四、公文写作要求 #

（一）基本要求 #

1.这得是符合党的方针政策。也得是符合国家的法律法规。还得符合上级机关, 还有机构的有关规定。

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2.这完全是符合我们现在所看见的那个真实的情况的。

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3.文字表达要显得严肃、简单并且合乎规范, 基本概念的定义必须精准无误, 排版格式也要符合标准, 条理性要强物业经理人，结构清晰, 在内容安排上应当有重点和次要之分, 同时紧紧围绕核心主旨展开, 力求文字简练且篇幅较短, 用词贴切并容易理解, 所发表的具体观点应当明确肯定, 完全不能够产生任何含糊不清或者导致歧义的情况。

（二）公文各要素格式要求

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1.公文用纸 #

采用GB/T148中规定的A4型纸。

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2.发文机关, 也就是机构标识。

要使用那个发文机关, 也就是它的官方机构的名字, 或者用大家公认的、正规化的简称。

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3.发文字号 #

这部分内容是由发文机关的机构代字、年份以及序号这三部分一起组合而成的。就像大家看到的“宜X办字29号”这样的例子一样, 其中每一个组成部分都是不能少的。 #

（1）在发文机关标识的下方, 需要空出两行的空间, 然后通过使用三号仿宋字体, 把这些文字内容排版在居中的位置上。

（2）年份跟序号得用阿拉伯数字来表示；年份需要标注完整的全称, 还得用六角括号“〔〕”把它们给包起来。

（3）在确定序号的书写方式时, 明确地规定不能进行虚位填充操作, 也就是说数字“1”绝对不能被错误地写成为带有前导零的形式如“01”或者“001”, 同时也不允许添加“第”这个汉字作为序号的前缀部分。

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4.签发人 #

提交上级机关的正式文件必须把负责签字的人的名字标出来。这个名字要排在发文字号的右边, 并且保持平行的状态。这三个字“签发人”需要使用三号字体中的仿宋体来呈现。在这三个字的后面需要注明一个全角的冒号符号, 以表示后续信息的开始。 #

5.主体部分 #

（1）公文标题 #

公文的标题应该用2号小标宋体字来排布, 也可以选择黑体字, 一定要居中排列。在回行的过程中, 要求词意是完整的, 排列要对称, 间距要恰当。除了像法规、规章名称这些加上书名号的情况以外, 标题一般不用标点符号。

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这个标题是包含发文机关也就是相关机构还有发文的事情缘由以及公文的具体种类或者说所谓的文种, 这几部分加起来就组成了所谓的, 在咱们现在日常理解的规范里, 被定义为属于公文的标题所具备的三个必要组成部分, 通常被俗称为公文标题的三要素。

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写公文标题的时候, 得把主要内容用准确的、简短的话给概括出来, 还得把公文的种类给标清楚。那种规范式的标题, 里面必须含有三个要素, 就像《×××关于新建员工食堂的请示》这样。要是涉及数字或者年份, 就不能把它分成两行来写。 #

（2）就是那个负责接收并处理这份文件的具体的机关或者机构。

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左侧部分, 需要采用顶格的方式来使用3号仿宋体字进行标识, 当文本回行时, 也应该保持顶格的排列状态。在最后一个主送机关或者是机构名称的后面, 必须标上全角冒号。 #

如果提交的是向企业总部对口部门的文件以及相关资料, 那么主送单位就应当是对应的这一个部门。如果是上报给企业总部进行审批的公文, 主送单位就必须是股份公司或者集团公司这样的一种表述, 当然也可能直接简写为公司。

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（3）公文正文

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主送机关的名称要写在第一行, 然后从下一行开始写每一个自然段, 并且每一个自然段的开头都要空两个字符的位置, 如果文字换行了之后就必须顶格对齐。 #

整体内容的要求是需要做到简单明了, 层次结构必须清晰分明, 处理事情要有事实依据, 确保能够精确无误且真真切切地把发文的那些机构想要表达的真实目的和意图给传递出去。 #

关于正文的字体和字号, 这里有一个规定是正文只能使用3号仿宋、小标宋体、黑体、楷体这4种字体。在正文当中只有一级小标题的话, 那么小标题就用黑体字来呈现。如果有两级小标题, 则第一级小标题用黑体字, 而第二级小标题用楷体字。 #

要是有多级小标题, 第一级小标题用小标宋体字, 第二级小标题用黑体字, 第三级小标题用楷体字, 第四级小标题用仿宋体。除去那些小标题之外的正文部分, 一律使用仿宋体书写。 #

正文里面的那种结构层次的序数, 按照规矩来安排的话, 第一层应该使用“一、”, 第二层呢, 得用“（一）”, 第三层就是那个“1．”, 第四层则是“（1）”。 #

这里头有个特别要注意的地方, 第三层的这个“1．”, 绝对不能写成“1、”, 换句话说, 就是不能把小圆点给换成个顿号。要是文章里面的层次不算多的情况下, 可以考虑简化一下, 这时候第一层还是用“一、”没问题的, 但是第二层就可以直接用“1．”了。 #

（4）附件 #

如果是有附件的公文, 那么在正文下面要空出一行来, 在靠左的地方先空两个字的距离, 接着用第三号的仿宋字体把“附件”这两个字标写出来, 后面再接上一个全角的冒号, 然后写上具体的名称。 #

如果一份公文里面包含的附件数量是两个或者两个以上, 那么就需要使用阿拉伯数字把它们依次标注成序号, 在序号的后面要加上一个小圆点, 绝对不可以使用顿号。

比如说格式写成“附件: 1.××××”就可以, 但是绝对不能写成用顿号连接的样式。另外, 附件那个序号和它对应的名称前后必须保持一致, 不能够出现对不上的情况, 而且在附件名称的最后面不要加任何标点符号, 就这么处理。 #

附件应该和公文的正文放在一起进行装订, 当装订好的时候需要在附件左上角第1行的最左边位置标识出“附件”这两个字, 如果有序号的, 要把序号标明清楚；要是假设附件没有办法和正文书一起装订, 这种情况下就需要在附件左上角第1行的最左边位置标识公文的发文字号, 并且在发文字号的后面继续标识出是附件还是带序号。 #

（5) 这份文件的成文时间, 它又往往被称作是发文日期。

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发文的日期, 大家是一定得要把它给用汉字的全称给弄出来了的, 这个是不可以有什么省略的地方的, 像那个“零”, 一定要是去写成那个阿拉伯数字的“0”的, 举个例子来说, 比如说是二0一0年九月五日这种格式, 年份, 它是绝对不能进行什么换行的处理的。 #

（6）生效标识

生效的标识其实就是印章, 这个印章被盖在公文最后成文时间的中间位置, 用来作为该公文已经生效的一个具体凭证。 #

除了“会议纪要”以外, 还有那些以电报形式发出的公文, 是不需要盖章的, 其余的所有公文, 都是必须要进行盖章这个操作的。对于联合上报的公文而言, 只需要由负责主办的那个机关或者是机构来盖章就可以了。至于联合下发的公文呢, 那么所有的发文机关或者是机构, 全都应当各自完成盖章的手续。 #

印章要和正文一起放在同一个版面上, 如果排好之后剩下的空白地方放不下那个印章的话, 就要把行距和字距调整一下来解决这个问题, 这样才能够让印章和正文处在同一面上, 千万不能用“此页无正文”这几个字。

6.版记

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（1）主题词这三个字要用三号的黑体字来写, 并且要靠左顶格进行标识, 在后面还要配上全角的冒号；接下来的词目需要使用三号的小标宋体字来完成展示；在词目的和词目之间, 应该空出一个字的距离；所谓的主题词呢, 其实就是把文件的核心内容概括而成的那一部分几个词组的集合, 在一篇公文里面, 它最多不能超过五个这样的主题词存在；而在不同的词目相互之间, 只需要空一个字的位置就可以了, 这里是不需要用到任何标点符号的。

（2）如果公文存在抄送的情况, 那么就要在主题词的下面的那一行进行排版, 左边的位置要空出来一个汉字的距离, 并且使用3号字体的仿宋样式来显示“抄送”这两个字, 后面紧接着要加上全角形式的冒号, 多个抄送的机关或者机构之间要用顿号来隔开, 而在最后一个被抄送的机关或者机构的名称末尾要标上句号。 #

（3）印发机关（机构）和印发时间这两个东西, 要放在抄送机关（机构）的下边去。如果没有抄送机关（机构）, 那就把它们放在主题词的下边去。这行排版得占一行空间, 字要用3号仿宋体来写。 #

印刷的机关（机构）的名字要从左边开始空出1个字的位置, 印制的日期要从右边留出1个字的空格。这个日期是按照公文付印的那一天为标准的, 数字的标识用阿拉伯数字来做。

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7.页码 #

页码是用4号半角白体阿拉伯数码来进行标识的, 这个标识是放在版心的下边缘之下面一行里面的。对于那些空白页来说, 是不用进行页码标识的。

（三）其他要求

1.在仅仅只是提到简称的使用这个情况的时候, 必须要是采用没有进行规范化的那些省略说法。关于这个全称和对应的省略说法, 应当在它最开始出现的那个地方的时候公函的写法，去用完整的全称来进行表示, 并且同时要在这个地方把它具体的简称也给说清楚。

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假如涉及到要去使用一些国际组织的外文名称或者是它们的缩写形式的话, 这样的情况也应当在进行第一次提及的那个时间点上面, 把准确的中文翻译名字给标注出来。 #

2.数字使用的规则, 要分清哪些地方该用汉字, 哪些地方该用阿拉伯数字。成文日期, 还有, 在词里面、在词组里面、在惯用语里面、在缩略语里面, 以及在具有修辞色彩的语句里, 作为成分的数字, 这些都得写成汉字。除了上述的这些情况以外, 其他所有的场景下, 一律应该使用阿拉伯数字。 #

3.公文引用, 应该是先引那个标题, 然后在后面再引发文字号, 打个比方像“《关于切实做好当前安全工作的通知》（宜X安字1号）”, 如果是要引用外文的话, 就应当把中文含义给注明清楚。

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4.公文的撤销和公文的废止的涵义, 大家可能会觉得有点乱。有时候你会看到有文件写明自哪年哪月哪日废止, 也有时候会看到另外一些文件写明自哪年哪月某日撤销。 #

这两个词的区别主要在于后面这一点。公如果公文被撤销的时候, 那么就视作从开始起它就不产生任何效力, 相反地, 如果公文是被废止了的, 那么它就视作是自废止的那一天开始才不再产生效力。 #

五、公文行文常见问题 #

（一）在撰写文章的时候, 使用的文种存在不恰当的情况。

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在具体使用公文的时候, 存在着一种比较随意的情况, 把请示和报告这两个文种给完全搞混了。有时候会本来该写报告的, 结果写成了请示, 又或者本来应该写请示的, 最后却写成了一份报告, 甚至连那种既像请示又像报告的“请示报告”这种东西都出现了。 #

（二）格式不规范 #

层级序号是混乱的, 同时字体和字号的使用方面是没有遵循规范的。

（三）行文规则混乱

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采取了越级进行行文的方式, 同时也进行了多头的行文操作, 导致主送的机关或者是机构有多个, 并且在请示文件中涉及了不止一件事情, 或者是在报告里夹杂了需要请示的事项。

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（四）名称表述混乱 #

人名、地名、单位之类的这类名称, 它们的表述方式搞得乱七八糟。第一件事情是, 同一个东西、同一样事件, 或者是同一个主体, 在一篇公文里面几次出现的时候, 它们的叫法是不一致的；第三件事情是, 随便地就用简称了。 #

（五）使用了不恰当的单词, 也就是产生了语言上的毛病。

用词是不得当的, 语法也是不符合要求的, 表达的情况是很不准确的, 于是就造成了理解上的歧义或者是错误这种情况的出现。 #

（六）那个时间方面, 说的不是特别清楚明白。

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使用表示时间的词语, 而不是具体的日期。对于年份, 可以不作交代；或者不使用公元这种计时方式。

（七）在数字以及专用名词的使用方面, 存在不统一或者不符合规范的情况。

在使用数字的时候, 标准是不统一的, 关于人名的写法、关于地名的表示、还有那些数字以及引用的文字部分, 表现得是不准确的, 是不规范的。 #

（八）如果是材料给得不够全, 或者是那些具体的要求并没有讲清楚的话。

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在公文中, 附件以及相关的那些材料存在不完整的情况, 同时所反映出来的问题或者提出的那些要求, 显得不够清晰、明确。 #

（八）内容与政策不符

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当公文的里面, 有那些和党的指导方针还有政策不对路的东西, 并且和国家里的法律法规也相冲突, 还和其他的一些相关规矩对不上的时候。

在实际的使用过程里面, 关于公文管理工作这一块, 需要把情况想全面了, 同时还要增加那些和办公自动化系统对接起来的部分。