财政部、国家档案局发布新《会计档案管理办法》

伴随着信息技术的广泛应用以及电子商务、电子政务的急速发展，电子收据和电子车票等越来越多的步入我们的日常生活和工作。电子财会收据进帐归档以及由此带给的稽核制度和系统升级，成为各种单位都要面对和探讨的问题。

为规范财会档案管理工作，减少财会档案现代化水平，财政部、国家档案局对原《会计档案管理方法》（会计字〔1998〕32号）进行修订，以财政部、国家档案局令第79号公布了新的《会计档案管理方法》，该方法于2023年1月1日起实施。新《办法》肯定了电子财会档案的法律效力，但对于怎样推行电子化报销进帐归档等详细的操作问题，尚缺少详细规定。 #

2023年3月23日，财政部国家档案局以会计〔2023〕6号印发《关于规范电子财会收据报销进帐归档的通告》(以下称《通知》)，紧扣电子财会收据报销进帐归档的合法性、规范性，从五个方面提出详细要求；2023年4月3日，财政部国家档案局有关负责人就印发《关于规范电子财会收据报销进帐归档的通告》答记者问(以下称《答记者问》)。

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《答记者问》指出，随着电子收据等电子财会收据的试点推广，直接并仅将电子财会收据（主要是电子收据）的纸质复印件作为单位报销进帐归档的惟一收据的现象大量存在。这一分辨完全符合我们的切身体验。这就意味着，单位一天举行的财会核算工作，以及我们进行的财务报销行为，很或许是非法并且违规操作，潜在的风险不实乃不大！对此须要予以高度注重，即刻采取行动、实施整改。

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结合《通知》和《答记者问》，逐步检索、梳理和归纳小结相关的新政法规，并按照工作要求和单位工作实际，结合对单位推行窘境的剖析，我们从稽核角度提出规避策略和新政建议，进而抛砖引玉，推动单位规范财务报销行为、有效应对相关的风险。

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一、电子财会收据相关概念释义 #

《通知》开宗明义：

本通告所称电子财会收据，是指单位从外部接收的电子方式的各种财会收据，包括电子收据、财政电子汇票、电子车票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子凭证等电子财会收据。 #

《答记者问》进一步明晰：

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对这次给予规范的电子财会收据进行了划分，即为单位从外部取得的电子方式的各种财会收据。 #

为加深理解和认识，分别对财会收据、会计档案、发票和电子收据进行拓展：

《会计法》(2023年修正)第十四条：财会收据包括原始收据和记账收据。代办本法第十条所列的经济业务事项，应当填制或则取得原始收据并及时送交财会机构。 #

《会计档案管理方法》(中华人民共和国财政部国家档案局令第79号)第三条：本方法所称财会档案是指单位在进行财会核算等过程中接收或产生的，记录和反映单位经济业务事项的，具备保存价值的文字、图表等各类方式的财会资料，包括通过计算机等电子设备产生、传输和储存的电子财会档案。第六条明晰，财会收据属于必须进行归档财会资料。

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《中华人民共和国收据管理方法推行条例》(2023年6月15日修正并实施)第三条：收据的基本联次包括收据联、发票联、记账联。收据联由收款方或出票方存留备查；收据联由付款方或受票方作为付款原始收据；记帐联由收款方或出票方作为记帐原始收据。

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《网络收据管理方法》(2023年6月15日修正并实施)第三条：本方法所称网路收据是指符合国家地税总署统一标准并通过国家地税总署及省、自治区、直辖市地税局发布的网路收据管理系统出具的收据。

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二、电子财会收据的法律效力

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《通知》着重指出电子单据的法律效力

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第二条：来源合法、真实的电子财会收据与纸质财会收据具备同等法律效力。

第五条：符合档案管理要求的电子财会档案与纸质档案具备同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子财会档案可不再另以纸质方式保存。

《会计档案管理方法》《机关档案管理规定》等对此已有明晰规定 #

《会计档案管理方法》第九条：满足本方法第八条规定条件，单位从外部接收的电子财会资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子方式归档保存，产生电子财会档案。

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对此，财政部、国家档案局有关负责人就《会计档案管理方法》答记者问：新《管理方法》肯定了电子财会档案的法律效力，电子财会收据的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大加快电子单据的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的新政支持。

《网络收据管理方法》(2023年6月15日修正并实施)第七条：单位和个人取得网路收据时，应及时查询验证网路收据信息的真实性、完整性，对不符合规定的收据，不得作为财务报销收据，任何单位和个人有权拒收。 #

《机关档案管理规定》(国家档案局公布第13号令)第二十三条：机关档案包括：(一)文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案；前款(一)(二)(三)项包含传统载体档案和电子档案两种方式。电子档案与传统载体档案具备同等效力。

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我们按照“传导路径”推断电子单据的效力优于其纸质复印版 #

按照国家国税总署上海市地税局左捷在美国财会报4月3日刊文强调，“现有的增值税专用收据使用方式属于‘纸质收据+电子数据’两条线并进的方式；纳税人通过出票系统将增值税专用收据纸质票出具并复印，纸质收据进行下一步的流转和使用；收据票面信息的电子数据通过收据管理系统实时上传，为勾选确认和查验做好打算。”

我们据此推测“会计账簿”传导路径: #

经济活动(元数据)→电子数据→电子收据/纸质收据(地税机关导演)→电子收据纸质复印件/纸质收据电子扫描件

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从这个意义上看，电子收据起码应当与纸质收据具备同样的法律效力，而低于或则优先于电子收据的纸质版。 #

——杨兴龙4月3日拍摄于重庆 #

三、电子财会收据报销进帐归档还要同时满足的条件 #

《通知》第三条明晰了单位仅使用电子财会收据进行报销进帐归档还要同时满足的四项条件。以下逐个剖析： #

(一)接收的电子财会收据经查验合法、真实

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该项条件要求单位对电子收据的合法真实进行查验：若财会核算系统具有则由系统手动完成；否则就须要手工查验，致使工作量减小； #

要求建立报销环节步骤，将“查验”作为报销的一项后置程序；

还要考虑查验过程及其结果的系统留痕，从而满足事后监督检测的还要。 #

(二)电子财会收据的传输、存储安全、可靠，对电子财会收据的任何歪曲才能及时被发觉 #

通过查验及时发觉“对电子财会收据的任何歪曲”，对系统功能提出了更高的要求。当前主流的财会核算系统是否支持和满足这项要求，我们还须要做逐步的调查。

(三)使用的财会核算系统才能精确、完整、有效接收和调用电子财会收据及其元数据，才能根据国家统一的财会机制完成财会核算业务，才能根据国家档案行政管理部委规定格式输出电子财会收据及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效避免电子财会收据重复进帐

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这项要求同样须要财会核算系统的支持：还要有效的接收和调用电子财会收据及其元数据； #

同时对电子收据等电子财会收据的出具提出了要求还要同电子收据一起提供相应的元数据，使得可以方便的被调用； #

对于单位填制纳税调整工作底稿要注意什么，主要是针对电子财会收据重复进帐的问题设置必要的查验程序，这项功能也可以通过财会核算系统相应的设置实现手动的比对和查验。

(四)电子财会收据的归档及管理符合《会计档案管理方法》（财政部国家档案局令第79号）等要求 #

《会计档案管理方法》对于电子财会收据归档的要求主要有：

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第十二条电子财会档案移送时必须将电子财会档案及其元数据一并移送，且文件格式必须符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子财会档案必须与其调用平台一并移送。 #

单位档案管理机构接收电子财会档案时，必须对电子财会档案的精确性、完整性、可用性、安全性进行测试，符合要求的能够接收。 #

《会计档案管理方法》对于电子财会收据归档的要求主要有：

第七条单位可以借助计算机、网络通讯等信息技术方式管理财会档案。

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第十三条单位应该严苛根据相关机制运用财会档案，在进行财会档案查阅、复制、借出时履行登记手续，禁止歪曲和毁坏。 #

第二十四条电子财会档案必须与其元数据一并移送，特殊格式的电子财会档案必须与其调用平台一并移送。档案接受单位应该对保存电子财会档案的载体及其技术环境进行检测，确保所接收电子财会档案的精确、完整、可用和安全。 #

《会计档案管理方法》第九条满足本方法第八条规定条件，单位从外部接收的电子财会资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子方式归档保存，产生电子财会档案。 #

第八条同时满足下述条件的，单位内部产生的属于归档范围的电子财会资料可仅以电子方式保存，产生电子财会档案:

(一)产生的电子财会资料来源真实有效，由计算机等电子设备产生和传输; #

(二)使用的财会核算系统才能精确、完整、有效接收和调用电子财会资料，才能输出符合国家标准归档格式的财会收据、会计凭证、财务财会报表等财会资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序; #

(三)使用的电子档案管理系统才能有效接收、管理、利用电子财会档案，符合电子档案的常年保管要求，并确立了电子财会档案与相关联的其他纸质财会档案的检索关系; #

(四)采取有效举措，避免电子财会档案被歪曲;

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(五)推行电子财会档案备份机制，才能有效严防自然水灾、意外车祸和人为破坏的影响;

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(六)产生的电子财会资料不属于具备永久保存价值或则其他重要保存价值的财会档案。 #

依据《会计档案管理方法》附表，原始财会收据保管年限为15年，不属于“具有永久保存价值”的财会档案。 #

四、对于各单位提出的工作要求

《通知》明确： #

第五条除法律、行政法规另有规定外，电子财会档案可不再另以纸质方式保存；

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第四条单位以电子财会收据的纸质复印件作为报销进帐归档根据的，应当同时保存复印该纸质件的电子财会收据。

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《答记者问》进一步指出：

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按照现行法律和行政法规的规定，电子收据的纸质复印件并不符合财会核算和档案管理关于收据的印制、填开、使用、归档等有关规定，电子收据的纸质复印件（无论是出票方复印的，还是收票方复印的）不应作为单位报销进帐归档的惟一收据；

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必须妥善保存电子财会收据，并推行电子财会收据与相关联财会档案的检索关系。

五、对于各级财政部委、档案行政管理部委对于提出的工作要求 #

《答记者问》对于贯彻落实《通知》提出了详细要求： #

各级财政部委、档案行政管理部委要充分利用媒体、网络等多种渠道，着力推进对《通知》有关新政的宣传，做好新政解析和引导； #

各级财政部委、档案行政管理部委要在推行日常监管中，将《通知》的执行状况列入监管范围，对于存在遵守《通知》规定的行为的单位和个人，要及时给予纠正，对情节严重的，要依法依规坚决给予打击。 #

六、电子财会收据进帐归档存盘的窘境和挑战 #

《答记者问》指出，随着电子收据等的试点推广，逐渐显露出基层单位在应用电子财会账簿中存在的一些不规范问题，其中直接并仅将电子收据的纸质复印件作为单位报销进帐归档的惟一单据的现象大量存在。 #

事实上，不少基层单位无法满足《通知》所提出的“仅使用电子财会收据进行报销进帐归档”需要满足的四项条件。这种条件主要是依赖于信息系统的扩建升级，单位短时期内或许难以通过单位内部的步骤重塑和管理提高来实现。 #

对照《通知》和《答记者问》的相关要求，还要在现有工作方式(将电子单据纸质复印版作为原始收据)基础上： #

一是要妥善保存电子单据；

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二是要确立电子单据和相关联财会档案的检索关系；很多也须要一定的软件设备和信息技术的支持，假如纯靠手工工作量势必大大降低。

单位还面临例如对电子财会收据进行查验、发现或许的歪曲、防止重复进帐以及相关的财会档案归档和管理等一系列的挑战。 #

同时，随着《通知》的公布以及各级财政部委的积极贯彻落实、严格组织监督检测，单位相关的风险也会逐步的展现。 #

七、针对上述窘境规避策略和新政建议 #

《通知》明确严禁“仅将电子收据的纸质复印件作为单位报销进帐归档的惟一收据”并对相关的监督检测做了布署安排。对此须要予以高度注重，即刻采取行动、整改落实。我们对此提出以下思路，仅供参考： #

一是快速行动、建章立制

早日结合《通知》和《答记者问》修订单位财务报销规章体制，建立和优化报销步骤，以及相关的稽核机制，针对单位使用电子财会收据的报销行为提出明晰的要求。 #

留意贯彻化整为零、关口前移的思想，将《通知》要求进行详尽的分解落实，将部份工作交由报销人来完成；而且须要留意工作分配的科学性和合理性填制纳税调整工作底稿要注意什么，不要降低过多的工作量，防止迸发单位业务与财务的对立并且抗衡情绪。

二是新老划断、分类施策 #

按照单位实际状况界定几个时间段：

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①针对将来发生的财务报销工作，严苛根据新的管理方法执行；

②针对近一段时期完成的财务报销，可以要求补充相关的电子财会收据；

③针对其余时间完成的财务报销工作，主要是进行风险评估和自查自纠。可以通过内部审计、专项检测等方法，针对电子单据纸质复印版报销的状况进行专项的检测，查找和发觉，重复稽核的问题。须要留意，这项工作还要有组织有安排，要有方案、有工作底稿、有检测报告，主要是方便规避相关的外部复查。 #

若果是行政事业单位，可以结合内部控制报告编报相关的工作同步布置。 #

三是统筹布署、升级系统

常年来看，电子财会单据报销进帐早已是大势所趋。单位还要按照自己的决算状况及信息化建设规划，进一步实现对各项管理信息系统的升级改建； #

针对财会核算系统，重点考虑能够手动实现《通知》《会计档案管理方法》以及《机关档案管理规定》等的相关要求。 #

非常提示，财务人员须要关注国家档案局公布的《机关档案管理规定》《档案管理违规违纪行为处分规定》等规章，对财会档案有太多详细的明晰的要求，在升级系统的过程当中尽量予以满足、争取一步到位。

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~完~ #