电子税务局官网登录查发票，企业必须保留电子原件吗？

电子税务局能查到发票，企业还需要自己归档原件吗？ #

在目前的当下, 接收发票这样一种行为, 对于企业来讲, 电子发票已经成了最主要的一种形式了。

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我们可以看看许多企业的财务在日常工作里面所面临的场景是怎么回事: 当员工要去报销的时候, 他们会把那种格式为PDF或者OFD的电子发票, 进行打印, 变成纸质的纸张, 然后再把这些纸质纸张粘贴到报销单的后面去, 等着财务方面进行审核, 审核通过了之后, 装订起来当作会计档案保管；但是说到发票真正的电子原件这件事情呢, 情况就比较复杂了, 有的保存在员工的个人微信里面, 有的存放在个人的邮箱里面, 还有的就是因为电脑重装系统而彻底丢失没有了, 最后企业在档案库里只留存下了那些纸质的打印件而已。 #

从实际情况出发, 这种做法完全就是不恰当的。因为这样做肯定是不符合相关的规定的, 也就是说不符合国家方面对于会计档案这个内容进行管理的时候所要求的政策。 #

一、国家层面已明确政策要求 #

1、财政部和国家档案局发布的关于规范电子会计凭证在报销、入账以及归档工作的相关通知文件里, 也就是指代财会〔2020〕6号这份文件, 它早在过去就已经明确规定了两条特别关键的核心规则。 #

（1）来源合法并且真实的电子会计凭证, 在法律效力方面, 是和纸质会计凭证具有一样的作用的；要是企业在系统条件这方面全部都符合标准了电子税务局官网登录，就可以做到完全不打印纸质的东西, 仅仅只使用电子会计凭证来完成报销的工作、做账入账的工作以及归档保存的工作, 这个做法通常也被人们称为叫做“单套制”模式下的电子归档方式。 #

（2）假如是这种情况, 企业这边要是打算去打印这个纸质件来当作报销入账那个依据的话, 那就得实行纸和电同时并行的这种做法, 所以说在这种情况下必须同时保存那个生成打印件所用到的电子会计凭证原件才是可以的, 你要是只保存纸质打印件却把电子原件给弄丢了的话, 这在档案管理行为角度来讲是属于不合规的那种情况。 #

2、从法律风险的角度来看, 一旦税务稽查开始、财政检查启动、审计工作进驻, 并且要求企业调取电子发票的原始凭证, 如果企业拿不出对应的电子原件, 仅仅能够提供纸质打印件, 那么这部分的成本和费用就有可能被认定为税前扣除凭证不合规, 从而导致需要纳税调增, 甚至存在补缴企业所得税的风险；与此同时, 依据《会计法》以及《档案法》的规定, 如果单位没有按照规定去保管会计档案, 相关的单位以及相关负责人还可能面临行政处罚的情况。 #

3、很多财务人员心里会产生这样的疑问, 既然政策方面明确规定, 单位必须把电子版的原件给保存下来, 可是到了现实当中, 在很多单位被检查的时候, 工作人员往往只是去翻动那些纸质的凭证资料, 并没有强制的要求去调取那些电子形式的文件, 这种情况更多的原因是因为当前的检查手段存在着客观上的局限性, 这完全不能代表说只要只存在纸质凭证那就是符合规定的状态, 可以预计的是, 等到未来的监管机关在数字化进行检查方面的能力不断地提高和升级, 那么在将来从系统中调取那些电子形式的最原始凭证, 一定会成为一种常规化的检查项目。 #

二、电子发票的数据信息虽然是可以在电子税务局的系统进行查询和查看的, 但是基于这些客观情况以及相关的规范和要求, 企业方还是必须要把这些电子发票文件给自行地进行存储保管起来, 难道不是吗? #

1、电子税务局这个玩意儿, 它就是税务征管系统的一部分, 它的核心作用, 主要就是帮你搞定发票开具、接收、还有查验以及申报这些跟税有关的业务, 它里面存储的数据, 是属于税务机关征管的范畴。而你们看的财会〔2020〕6号文件, 还有那个《会计档案管理办法》, 它们要求的是什么? #

是企业自己得要负责保管好自身的会计档案, 这是企业自己的事儿。那么, 税务部门把发票信息存起来, 那是为了履行他们监管的职责；相反, 企业去保存那些电子凭证, 那是单位必须要承担的法定责任, 也就是所谓的会计档案方面的法律责任。 #

2、会计凭证的法定保管期限是30年, 电子税务局平台主要是用来服务当前的涉税业务, 它并不承诺为企业永久性地保存全部的历史发票OFD和PDF原件, 另外, 还存在企业变更、注销、权限变更、数据查询时限限制等等这样的多种情形, 所以多年以前的发票不一定能够随时完整下载。 #

3、电子税务局这个功能是可以用来查验发票的, 也是可以用来补打发票的, 还是可以用来补下载发票的, 但是它并不能让那个需要企业去归档保存电子会计凭证原件的那个法定的义务给免除了。

三、政策要求与企业实务之间存在落差的原因 #

尽管政策已经发布多年了, 但是绝大多数企事业单位仍然停留在那个叫做打印纸质档案和只保管纸质档案的旧的模式里面电子税务局官网登录制度大全，这个情况的原因并不只是因为财务人员的观念有问题而已。

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1、在前端进行报销的时候, 想要去收集电子原件的难度是比较大的, 这些资料在来源这一方面呈现出了一种碎片化的状态, 电子发票是需要由业务人员来进行接收的, 而且接收它们的渠道可以说是五花八门的。 #

2、因为中小微企业在信息化建设方面的投入比较少, 所以他们缺乏专业的电子档案存储系统。很多公司目前只能使用普通的网盘以及服务器里的文件夹来进行文件存储。然而, 这种做法完全无法满足那些关于防止数据篡改以及保留元数据的档案管理技术标准的要求。 #

3、处于纸电并行的阶段里面, 反而会把财务人员的工作量给加重了。由于企业没有条件去做那种纯粹电子化的归档工作, 所以就必需得同时去管好两套档案资料。对于这一张发票来说, 纸质版本的要进行归档操作, 同时电子版本的原文件也得进行归档处理, 这样一来, 财务人员所付出的力气就变得成倍增加了。

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4、到目前为止, 整个社会还没有形成那种大家一起配合的氛围, 因此, 各种各样的检查项目里面, 并没有提出需要提供电子文档的要求。 #

这个句子是首次发布在微信公众号筑水财语上面的。 #