2011年招标师辅导：采购信息与信息管理(3)

　　4)采购信息发布方式与媒介。信息公开发布的方式多种多样，包括各种新闻媒体，如报刊、电视、广播、网络等。采购信息发布的方式上一般都选择在指定的媒体上发布信息这种方式，即采购方的信息必须通过政府指定的媒体发布，而供应商和其他人也主要通过这些媒体来获得各种采购信息。

　　5)采购信息记录。在整个采购进程中，必定会产生大量程序、过程方面的具有法律效力的文件与资料，如采购活动记录、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等。这些文件和资料反映采购活动的实质性内容，并且经过采购当事人双方的认可，一经做出就具有法律效力。按照采购“公平、公开、公正”的原则要求，招标采购中产生的文件与资料，应当依法保存，以备监督检查、处理纠纷、履行合同和进行评估时使用。

　　采购信息记录主要包括采购文件与采购过程记录两方面。其中采购文件主要包括：采购计划、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、合同文件、验收证明、质疑答复、投诉处理及其他有关文件、资料等。

　　对于采购活动的过程，为了能够有效地进行监督和管理，应当记录、保存以下内容：

　　①采购项目的类别、名称，采购的功能要求、规格和数量等;

　　②采购项目预算、资金构成和合同价格、采购合同的签约人;

　　③采购方式的选择依据及原因;

　　④邀请、审查和选择供应商的条件及原因;

　　⑤评标标准及其确定中标人的原因;

　　⑥如果有废标情况，记录废标的情况与原因。